Susitvarkykite savo el.pašto dėžutę: efektyvus laiškų rūšiavimas pagal siuntėją, o ne laiką

Valydami savo pašto dėžutę tikriausiai laikotės kažkokios sistemos, pavyzdžiui, nusprendžiate, kuriuos laiškus ištrinti, kuriuos atlikti, kam deleguoti ar kuriuos atidėti vėlesniam laikui. 

Tačiau, jei tiesiog einate nuo viršaus žemyn, žiūrėdami vien į laiką, sudėtinga pastebėti bet kokius pasikartojančius raštus. Kiekvienos dienos laiškai ir poreikiai atrodys vis kitaip, priklausomai nuo to, kas tuo metu vyksta.

Rūšiuodami gautus laiškus pagal siuntėją, o ne pagal laiką, galite aiškiai pamatyti, iš ko (ar iš kokių sistemų) dažniausiai gaunate žinutes. Jei tai naujienlaiškiai ar reklaminiai pranešimai, galite viską ištrinti vienu kartu. Jei tai konkretus žmogus iš darbo, tai gali būti signalas, kad į jo laiškus turėtumėte reaguoti prioritetiškai. 

Tokiu atveju verta pažymėti šį kontaktą kaip svarbų arba tiesiog sąmoningai skirti daugiau dėmesio laiškams iš šio siuntėjo, nes žinosite, kad jie dažniau yra reikšmingi.

Net jei naudojatės „vieno prisilietimo“ ar „dviejų prisilietimų“ taisyklėmis, kai kiekvieną laišką atidarote iškart gavę, rūšiavimas pagal siuntėją vis tiek padeda. Atpažinę tam tikrus pasikartojančius siuntėjus, jaučiame didesnį skubumą reaguoti į jų laiškus ir lengviau jiems teikiame prioritetą.

Taigi, užuot kasdien trynę ar delegavę laiškus po vieną, galite iš karto tvarkyti ištisas siuntėjų „partijas“ – taip visas rūšiavimo procesas tampa daug spartesnis.

Kaip rūšiuoti laiškus pagal siuntėją „Gmail“ pašte?

„Gmail“ pašto dėžutėje nėra galimybės visą gautų laiškų aplanką tvarkyti vienu mygtuku pagal siuntėją, tačiau galima greitai atsirinkti vieno konkretaus siuntėjo laiškus ir taip juos „sukloti į krūvas“.

Jei jūsų gautų laiškų sąraše jau matote bent vieną norimo siuntėjo laišką, spustelėkite jį dešiniuoju pelės klavišu ir pasirinkite „Rasti visus laiškus iš šio siuntėjo“ (arba analogišką komandą, priklausomai nuo sąsajos kalbos). Tuomet „Gmail“ atvers vaizdą, kuriame bus rodomi tik šio konkretaus siuntėjo laiškai.

Tą patį galite padaryti ir naudodami paiešką. Paieškos laukelyje įrašykite from:[el. pašto adresas] ir patvirtinkite. Taip bus parodyti visi laiškai iš nurodyto siuntėjo. Taip pat galite paspausti išplėstinės paieškos piktogramą ir laukelyje „Nuo“ įvesti siuntėjo vardą ar el. pašto adresą.

Deja, „Gmail“ neleidžia visos gautųjų laiškų dėžutės vienu kartu automatiškai išrikiuoti pagal siuntėją – kiekvienam siuntėjui tokias „grupes“ teks susikurti paieška atskirai. Vis dėlto net ir taip galima gana greitai „partijomis“ ištrinti ar sutvarkyti daug laiškų.

Kaip rūšiuoti laiškus pagal siuntėją „Outlook“ programoje?

„Outlook“ šiam metodui tinka kur kas geriau nei „Gmail“. Čia galite išrikiuoti visą gautųjų laiškų aplanką ne tik pagal siuntėją, bet ir pagal kitus gavėjus, laiško dydį ir kitus kriterijus.

„Outlook“ lango viršuje pasirinkite „Filtruoti“ (angl. „Filter“), tada – „Rikiuoti pagal“ (angl. „Sort by“) ir nustatykite, kad rikiuotų pagal siuntėją. Kai kuriose „Outlook“ versijose reikia eiti į skirtuką „Rodinys“ (angl. „View“) ir skiltyje „Išdėstymas“ (angl. „Arrangement“) pasirinkti „Nuo“ (angl. „From“).

Tuomet visi laiškai gautųjų aplanke bus išrikiuoti pagal siuntėją – taip labai patogu juos „sukelti į krūvas“, greitai peržiūrėti ir, jei reikia, masiškai ištrinti ar kitaip sutvarkyti.